Een vennootschap verdedigt de onkostenvergoeding van haar zaakvoerder omdat die niet alleen de administratieve en boekhoudkundige taken op de maatschappelijke zetel opvolgt, maar ook feitelijk werken uitvoert op de werven en instaat voor de werfleiding. Voor de binnenlandse dienstreizen krijgt hij een forfaitaire dagvergoeding indien deze verplaatsing minstens 5 uur per dag duurt en hij niet altijd naar huis kan om te eten.

De belastingadministratie is van oordeel dat de zaakvoerder geen aanspraak kan maken op forfaitaire dagvergoedingen voor dienstreizen. Hij is immers de hele dag bij klanten en de bouwwerven dienen als een vaste plaats van tewerkstelling aangemerkt. De administratie weigert dan ook de onkostenvergoedingen als beroepskosten aan te merken.

Voor het begrip ‘vaste plaats van tewerkstelling’ verwijst de belastingadministratie naar de 40-dagenregeling. Dit criterium staat echter niet in de wet en is voor de rechtbanken niet bindend. In deze situatie, waarbij tegelwerken bij klanten ter plekke worden uitgevoerd door de zaakvoerder zonder personeel of onderaannemers, volgde het Hof van Beroep te Gent op 6/02/2018 toch de belastingadministratie. De werven worden beschouwd als vaste plaats van tewerkstelling en de verplaatsingskosten naar die werven zijn niet te beschouwen als kosten eigen aan de vennootschap.

Sowieso geldt voor iedereen die een forfaitaire onkostenvergoeding opneemt uit zijn vennootschap: zorg voor een verantwoording van de desbetreffende kosten. We hebben hiervoor een model ontwikkeld dat enkel gepersonaliseerd moet worden naar uw situatie.

Rechtspraak kan wispelturig zijn. In onze nieuwsbrief 2018-05 haalden we een geval aan waarin de belastingadministratie onterecht een aangegeven verlies op nul had gezet. In een Arrest van het Hof van Beroep te Gent op 20/02/2018 werd er anders geoordeeld.

In deze zaak rond de activiteit van een hoefsmid werden ook geen beroepsinkomsten aangegeven. Voorheen is er  elk jaar verlies geleden en het aantal prestaties was bijzonder beperkt tegen een standaardtarief voor een hoefbeslag van 50 EUR. Bij controle werden enkele vaststellingen gedaan:

• de ‘inrichting’ bestaat enkel uit een garage met enkele legplanken;
• het ‘kantoor’ bestaat enkel uit een bureautafeltje;
• er is een gebrek aan publiciteit;
• er is een veel te eenvoudig gevoerde boekhouding;
• het aantal kilometers dat in relatie zou staan met de ingebrachte brandstofkosten is overdreven;
• het deel van de ingebrachte telefoonkosten is overdreven.

Hieruit leidt de rechtbank af dat de uitrusting enkel nodig is om de ‘hoefsmid’ toe te laten zijn hobby uit te oefenen. Aangezien er geen beroepsactiviteit was, stelt de vraag naar de beroepskosten zich niet en die kunnen dus ook niet ingebracht worden.

Onze conclusie hierbij is dan dat het belangrijk wordt om aan te tonen dat er sprake is van een echte beroepsactiviteit met de bedoeling om winst te maken. Daarbij lijkt het voeren van publiciteit ons een handig hulpmiddel. En daar zijn vele mogelijkheden voor: sociale media, website, folders, sponsoring, advertenties in lokale bladen.